Why Has Getting Things Done Become So Difficult? Attention Residue and the Hidden Cost of Task Switching

Why Has Getting Things Done Become So Difficult?

Attention Residue and the Hidden Cost of Task Switching

Sedanet Editorial Board | A piece based on the research of Sophie Leroy

You are sitting at your desk, working on a report that must be submitted today. You have barely written a few lines before your hand, almost automatically, reaches for your phone. You spend two, maybe three, minutes scrolling through a social network; you don't even see anything in particular. You put the phone aside and return to the report. But something is missing. The sentence you wanted to write is no longer as clear. The mind, even though the body is seated at the desk, seems to still be wandering somewhere among those messages and pictures.

This experience is so familiar that we often attribute it to boredom, a weakness of will, or phone addiction. The solution usually proposed is simple: put the phone away, strengthen your will, be focused. But what if the issue is something beyond willpower? What if what happens in these moments is a cognitive mechanism that has little to do with the strength of our will?

Organizational psychologist Sophie Leroy, in research published in 2009, introduced a concept to explain this very phenomenon, one that is more relevant than ever these days: "Attention Residue." This concept suggests that when we switch from one task to another, a part of our mind remains with the previous task; not because we are distracted, but because the human mind needs something more than just the decision to leave a task behind. In the continuation of this piece, based on Leroy's research, we will explore why switching between tasks has become so difficult for us and what might alleviate this difficulty.

Research on Something We Have All Experienced

Sophie Leroy, a professor of organizational behavior at the University of Minnesota, published her research titled "Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks" in 2009 in the prestigious journal Organizational Behavior and Human Decision Processes. The question she placed at the center of this research seems simple at first glance, but its answer has serious implications: When we move from one task to another, does our attention fully transition, or does a part of it remain stuck on the previous task?

Before Leroy, there was a great deal of research on multitasking and its detrimental effects on performance. But few had asked what our mind does with the previous task when we are seemingly pursuing only one task and moving from one task to another—not simultaneously, but sequentially. To answer this question, Leroy designed two experimental studies, which we will discuss below.

What Is Attention Residue?

The core of this research is a simple yet precise distinction: the distinction between "physical presence" and "mental presence." Our body may be seated at the desk for a new task, our hands on the keyboard, we may have even written a sentence—and at the same time, a part of our mental capacity may still be engaged with the task we have just left.

Leroy calls this phenomenon "attention residue": thoughts related to a previous task that remain in the mind and stay active after leaving that task, even when no external cues are reminding us of them. These thoughts are not always felt as overt worry or anxiety; sometimes they manifest merely as reduced speed, diminished accuracy, or a kind of thin mental fog.

این تجربه را بیشتر آدم‌ها می‌شناسند، حتی اگر اسمی برایش نداشته باشند: پیامی که هنوز بی‌پاسخ مانده و در پس‌زمینه‌ی ذهن زنگ می‌زند؛ پروژه‌ای نیمه‌تمام که رهایش کرده‌ایم اما رهامان نکرده؛ تصمیمی که هنوز به‌طور کامل گرفته نشده و مدام بازمی‌گردد؛ گفت‌وگویی ناتمام که در ذهن ادامه پیدا می‌کند، حتی وقتی طرف مقابل دیگر آن‌جا نیست. در همه‌ی این موارد، کار قبلی، بدون اجازه‌ی ما، بخشی از سهم توجهی را که باید صرف کار بعدی شود، برای خودش نگه می‌دارد.

چرا کارهای ناتمام دست از سرمان برنمی‌دارند؟

یکی از یافته‌های کلیدی این پژوهش این است که اهداف ناتمام، برخلاف تصور رایج، به‌سادگی از فهرست کارهای ذهن پاک نمی‌شوند. لروی، با تکیه بر سنتی قدیمی‌تر در روان‌شناسی -- که ریشه‌اش به پژوهش‌های کورت لوین درباره‌ی انگیزه بازمی‌گردد -- نشان می‌دهد که وقتی کاری را شروع می‌کنیم، نوعی «انگیزه‌ی رسیدن به پایان» در ما شکل می‌گیرد که تا زمان اتمام کار، فعال باقی می‌ماند. این انگیزه، برخلاف چیزی که شاید انتظار داشته باشیم، با شروع کار بعدی خاموش نمی‌شود. برعکس، همان‌طور که هدفی برآورده‌نشده تمایل دارد توجه را به‌سوی خود بکشد، کار ناتمام هم به همین شکل، حتی در غیاب هر نشانه‌ی بیرونی، در پس‌زمینه‌ی ذهن فعال می‌ماند.

نکته‌ی مهم‌تر اما در ادامه‌ی این یافته نهفته است: اتمام کار، به‌تنهایی، تضمینی برای پایان یافتن این اشتغال ذهنی نیست. این همان جایی است که لروی میان دو مفهوم که اغلب با هم اشتباه گرفته می‌شوند، مرزی روشن می‌کشد: «اتمام کار» و «بسته شدن شناختی». اتمام کار یعنی این‌که کاری را به پایان رسانده‌ایم؛ بسته شدن شناختی یعنی این‌که ذهن ما هم پذیرفته که این کار تمام شده و دیگر نیازی به پردازش آن نیست. ممکن است مسئله‌ای را حل کرده و پاسخش را نوشته باشیم، اما همچنان در ذهن‌مان به این فکر کنیم که آیا راه‌حل بهتری هم وجود داشت. در چنین حالتی، کار تمام شده، اما ذهن هنوز بسته نشده است.

آزمایش‌های لروی چه نشان دادند؟

برای آزمودن این ایده‌ها، لروی دو آزمایش طراحی کرد که در آن‌ها شرکت‌کنندگان ابتدا روی یک کار (کار الف) کار می‌کردند و سپس به کار دیگری (کار ب) می‌پرداختند. او دو متغیر را در جریان کار الف دستکاری کرد: این‌که آیا شرکت‌کنندگان فرصت داشتند کار را به پایان برسانند یا نه، و این‌که آیا تحت فشار زمانی کار می‌کردند یا با آرامش.

نتیجه‌ی هر دو آزمایش یک‌دست بود: کسانی که کار الف را ناتمام رها کرده بودند، هم در ذهن‌شان رد پررنگ‌تری از آن کار باقی می‌ماند و هم در کار ب عملکرد ضعیف‌تری داشتند. اما نکته‌ی مهم‌تر این بود که صرفاً تمام‌کردن کار الف کافی نبود؛ کسانی که آن را بدون هیچ فشار زمانی، یعنی با آرامش خاطر، به پایان رسانده بودند، باز هم پسماند توجه قابل‌توجهی نشان می‌دادند. آنچه واقعاً فرق ایجاد کرد، ترکیب اتمام کار با فشار زمانی بود. لروی در این پژوهش نشان می‌دهد که فشار زمانی افراد را وامی‌دارد گزینه‌های کمتری را بررسی کنند، و همین محدودشدن گزینه‌ها، پس از پایان کار، اعتمادبه‌نفس بیشتری به همراه می‌آورد -- همان اعتمادی که به ذهن اجازه می‌دهد کار را واقعاً پشت سر بگذارد، نه فقط تمامش کند.

خلاصه‌ی یافته‌ی اصلی این پژوهش را می‌توان این‌طور بیان کرد: جابه‌جایی سریع میان کارها همیشه به معنای انتقال کامل توجه نیست؛ و کار ناتمام، همان‌طور که انتظار می‌رود، با پسماند توجه بیشتری همراه است.

فراتر از گوشی و شبکه‌های اجتماعی

وسوسه‌ی بزرگی در این‌جا هست که پسماند توجه را به داستانی آشنا درباره‌ی گوشی‌های هوشمند و شبکه‌های اجتماعی تقلیل دهیم. اما دقت در پژوهش لروی نشان می‌دهد که ماجرا فراتر از این است. آزمایش‌های او هیچ ربطی به گوشی یا اینترنت نداشتند؛ آزمودنی‌ها صرفاً از یک تکلیف کاغذی به تکلیفی دیگر می‌رفتند. پسماند توجه، پدیده‌ای است مرتبط با هر نوع گسست میان دو کار، نه صرفاً با فناوری‌های حواس‌پرتی‌ساز.

این نکته اهمیت دارد چون تصویری واقعی‌تر از زندگی کاری معاصر به دست می‌دهد. زندگی امروز، حتی بدون در نظر گرفتن گوشی، پر است از جابه‌جایی‌های پیاپی: جلسه‌ای که به جلسه‌ای دیگر می‌رسد، ایمیلی که باید در میانه‌ی نوشتن گزارش پاسخ داده شود، تصمیمی درباره‌ی پروژه‌ای که هنوز حل‌نشده و باید هم‌زمان به پروژه‌ی دیگری فکر کرد. ذهن در چنین شرایطی، به‌طور مداوم در حال جابه‌جایی است -- حتی اگر ظاهراً در هر لحظه فقط یک کار پیش رویش باشد. مشکل، بیشتر از آن‌که «حواس‌پرتی بیرونی» باشد، شکلی از تکه‌تکه‌شدن درونی توجه است که ساختار خودِ کار و زندگی روزمره آن را تحمیل می‌کند.

چندوظیفگی؛ افسانه یا واقعیت؟

نکته‌ای که یافته‌های این مقاله به‌طور ضمنی روشن می‌کند، تجدیدنظری است در معنای رایج «چندوظیفگی» (Multitasking). آنچه اغلب چندوظیفگی خوانده می‌شود، در واقعیتِ ذهن انسان، به‌ندرت انجام هم‌زمان چند کار است. ذهن ما، برخلاف رایانه، نمی‌تواند دو فرایند شناختی پیچیده را واقعاً در یک لحظه به پیش ببرد. آنچه رخ می‌دهد، جابه‌جایی سریع توجه میان کارهاست -- رفتن به یک کار، بازگشت به کار دیگر، و باز رفتن به کار اول.

و این‌جاست که پسماند توجه معنایش را پیدا می‌کند: هر جابه‌جایی، هزینه‌ای شناختی دارد، حتی اگر آن هزینه احساس نشود. حس سرعت و کارآمدی که گاهی از جابه‌جایی سریع میان کارها به ما دست می‌دهد، فریبنده است؛ زیرا آنچه در واقع اتفاق می‌افتد، نه انجام هم‌زمان چند کار، بلکه پرداخت مکرر هزینه‌ای پنهان برای هر بار ترک‌کردن و بازگشتن است.

بازگرداندن ذهن به اکنون

آنچه از پژوهش لروی می‌توان آموخت، توصیه‌ای انگیزشی و سطحی از جنس «تمرکز کن!» نیست؛ بلکه دعوتی است به بازاندیشی درباره‌ی این‌که چگونه میان کارها جابه‌جا می‌شویم.

نخست، تا جایی که ممکن است، کارها را نیمه‌تمام رها نکنیم -- نه به این معنا که همه‌چیز باید یک‌باره و بی‌وقفه پیش برود، بلکه به این معنا که وقتی می‌خواهیم کاری را موقتاً کنار بگذاریم، بهتر است این کار را در نقطه‌ای انجام دهیم که تا حدی احساس تمام‌شدگی به همراه داشته باشد، نه در میانه‌ی یک جمله یا یک فکر نیمه‌کاره.

دوم، پیش از تغییر کار، نقطه‌ی توقف مشخصی برای خودمان تعریف کنیم. این نقطه‌ی توقف می‌تواند به همان کارکردی برسد که فشار زمانی در آزمایش‌های لروی داشت: به ما اجازه می‌دهد با نوعی قطعیت، هرچند کوچک، از کار جدا شویم -- نه با این احساس معلق که «هنوز خیلی چیز باقی مانده و نمی‌دانم کجا رهایش کنم».

سوم، به ذهن فرصت آنچه لروی «بسته شدن شناختی» می‌نامد را بدهیم. این می‌تواند به سادگی یادداشت‌کردن جایی که کار را رها می‌کنیم باشد، یا تعیین یک قدم بعدی روشن برای وقتی که به آن کار بازمی‌گردیم. چنین کاری، به ذهن اجازه می‌دهد کار را نه فراموش کند، بلکه موقتاً کنارش بگذارد -- بی‌آن‌که همچنان در پس‌زمینه فعال بماند.

چهارم، در میان روز، بازه‌هایی برای تمرکز پیوسته بسازیم؛ بازه‌هایی که در آن‌ها، حتی برای مدتی کوتاه، اجازه ندهیم کارهای دیگر وارد میدان توجه شوند.

اما شاید تأمل نهایی این باشد که مسئله‌ی ما، آن‌طور که غالباً تصور می‌کنیم، صرفاً کمبود زمان نیست. بسیاری از ما زمان کافی برای انجام کارهای‌مان داریم، اما توجه‌مان چنان در میان کارهای ناتمام پراکنده است که هیچ‌یک از آن زمان به‌درستی در اختیار کار پیشِ رو نیست. برای حضور واقعی در یک کار، ذهن به چیزی بیش از تصمیم نیاز دارد؛ نیاز دارد که واقعاً از کار پیشین جدا شود. شاید همین جدا شدن، همان چیزی باشد که در میان همه‌ی برنامه‌ریزی‌ها و فهرست کارها، کمتر از همه به آن فکر می‌کنیم -- و بیشتر از همه به آن نیاز داریم.

شاید مسئله فقط مدیریت زمان نباشد؛ بلکه مسئله نسبت ما با توجه باشد. توجه، یکی از شکل‌های حضور انسان در جهان است. انسانی که مدام میان امور جابه‌جا می‌شود، نه فقط کارهایش را پراکنده می‌کند، بلکه تجربه‌ی زیستن در اکنون را نیز دشوارتر می‌سازد.

منبع

Sophie Leroy, "Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks", Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2), 2009, pp. 168–181.